YanuarPuslapdik-Pusat Layanan Pembiayaan Pendidikan (Puslapdik) diharapkan segera menyusun daftar arsip aktif semester 1 dan 2 tahun 2022, termasuk arsip personal kepegawaian dan arsip terkait aset Barang Milik Negara (BMN) serta arsip pegawai yang sudah pensiun.
“Satu lagi, membuat daftar arsip inaktif yang mau dipindahkan dengan dibuat Berita Acara Pemindahan ke Unit Kearsipan Biro Umum Kemendikbudristek.” Demikian dikatakan Rustina dari Biro Umum dan Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ) Kemendikbudristek dalam kegiatan Peningkatan Kapasitas Pengelolaan Arsip di Tangerang, 23 – 25 Februari 2023.
Untuk menunjang pengelolaan arsip yang efektif, efisien, akuntabel dan transparan, dikatakan Rustina, Puslapdik perlu menunjuk petugas khusus pengelolaan arsip, baik di Tata usaha sebagai pengelola central file maupun di kelompok-kelompok kerja.
Menurut Rustina, pengarsipan merupakan kegiatan yang sangat penting bagi sebuah lembaga sebagai sumber informasi yang sah dalam mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan.
“Pengarsipan akan terasa penting ketika suatu ketika diperlukan surat atau naskah atau dokumen yang sudah lewat namun diperlukan untuk suatu kegiatan, “katanya.
Rustina memaparkan alur penciptaan naskah dinas menjadi arsip, mulai dari pembuatan naskah dinas sampai disimpan di central file di Bagian Tata Usaha.
Menurut Rustina, arsip itu sifatnya dinamis yang terdiri dari arsip aktif dan arsip inaktif.
“Arsip aktif adalah arsip yang masih diperlukan untuk kepentingan lembaga, sedangkan arsip inaktif adalah arsip yang sudah kadaluwarsa dan datanya tidak lagi diperlukan, “katanya.
Arsip inaktif, lanjutnya, bisa dipindahkan atau diserahkan ke unit pengarsipan II Kemendikbudristek untuk kemudian dimusnahkan setelah sebelumnya dilakukan penilaian oleh tim penilai yang melibatkan satker pencipta arsip.
Pentingnya tata naskah
Sebelumnya,Gita Tri Widiasti, dari Biro Umum dan PBJ Kemendikbudristek melakukan evaluasi,analisa, dan pendampingan terkait pembuatan berbagai naskah, seperti surat edaran, surat undangan,surat dinas, laporan kegiatan dan sebagainya. Naskah-naskah dinas tersebut merupakan awal penyusunan arsip.
Dikatakan Gita, masih banyak kesalahan dalam pembuatan berbagai surat, seperti format surat, penomoran, pengamanan, kesalahan tanda baca, ejaan, penyebutan nama, efektifitas kalimat, dan sebagainya.
Menurut Gita, dalam penulisan berbagai surat atau dokumen, bisa mengacu pada Permendikbud Nomor 3 tahun 2021 Tentang Tata Naskah Dinas Kemendikbud. Pembuat naskah dinas diharapkan juga untuk selalu memperbaiki penulisan naskah dinas dengan mengacu pada laman ejaan.kemdikbud.go.id dan kbbi.kemdikbud.go.id.
Gita juga memaparkan mengenai pentingnya memperhatikan penerapan tanda tangan elektronik dan barcode sebagai bukti otensitas, kehandalan dan bukti hukum.
Di awal kegiatan, Kepala Sub bagian Akademik Puslapdik, Moh. Alipi, mengingatkan staf Puslapdik, bahwa berbagai naskah yang dibuat, seperti surat dinas, surat undangan, proposal dan berbagai dokumen itu bukan milik personal tapi milik satker.
“Konsekuensinya, berbagai surat dan dokumen itu harus diserahkan ke pengelola arsip, “ujarnya.
Dikatakannya, arsip penting dikelola dengan baik sehingga apa yang dilakukan Puslapdik bisa dipertanggungjawabkan.
